Os Workflows, ou também conhecidos por fluxos de trabalho, são uma ideia comum nas organizações. Trata-se de um simples processo, onde alguém inicia uma tarefa, componentes dessa tarefa são enviados para o respectivo pessoal responsável, e, quando os componentes da tarefa estão concluídos, quem iniciou a tarefa recebe uma notificação. A ideia é estabelecer um ciclo de comunicação automática de documentos, e assim, retirar a carga administrativa, necessária para a correcta execução das mais variadas tarefas.
As tarefas, bem como os workflows que estão envolvidos, são definidos por um grupo de regras de negócio ou pelo caminho que normalmente os intervenientes seguem para realizarem as tarefas. Estas regras são programadas no software para que, por exemplo, um documento oficial não possa ser entregue ao gestor sem que este tenha sido analisado pelo departamento legal.
Os workflows já são utilizados no sector privado há já algum tempo. No entanto, na educação é ainda uma ideia em emergência. A adopção e utilização de workflows permite a qualquer instituição, quer pública ou privada, poupar em tempo e gastos em papel, uma vez que o processo é todo ele digital, seguro e mais eficaz.
Imaginemos um possível workflow numa escola: um professor apanha um aluno com uma conduta errada e teve que o colocar fora da sala por questões disciplinares. Nesta situação, o professor precisa de preencher um formulário em papel, e entregá-lo ao Director de Turma. Este, por sua vez, irá analisar a situação, podendo ou não, enviar a situação para o Conselho Executivo da escola, ou aplicar a sanção ao aluno. A sanção aplicada ao aluno seria, assim, adicionada ao formulário que havia sido inicialmente preenchido pelo Director de Turma e entregue, numa fase seguinte, à secretaria. De seguida, esta irá preencher um documento formal e adicionar os registos de disciplina à informação do aluno existente no sistema. Finalmente, a mesma secretaria iria alterar os registos do alunos que foram suspensos como resultado de acções disciplinares.
Em suma, o workflow, permite aos professores introduzir uma referência a uma conduta on-line. Desta forma, o director de turma recebe uma notificação automática no seu e-mail e, acedendo à página Internet da escola pode atribuir a sanção disciplinar ou encaminhar a resolução para o Conselho Executivo. Ao atribuir a sanção é gerada uma acção automática, criando um registo de conduta e, podendo inclusive, actualizar os registos do aluno no sistema existente na escola.
Acredito que a introdução de sistemas deste género nas escolas e em qualquer instituição permitirá incrementar em muito o seu funcionamento, bem como optimizar os seus processos.
Texto: Nelson Rodrigues | E-mail: nelson.rodrigues@peakit.pt | Fotos: DR
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