A gestão documental assume, hoje, um papel de destaque. Na verdade, permitindo a classificação, guarda e pesquisa de documentos, esta reflecte-se na própria produtividade e eficiência das Empresas.
As tradicionais soluções de Gestão documental, já por si vantajosas e competitivas, ganharam uma nova dimensão com a webização geral dos sistemas de informação, sobretudo com a possibilidade de aceder a toda a informação através de um browser. Com efeito, com a tecnologia em rede, que permite o acesso descentralizado aos conteúdos, os conceitos de gestão documental e gestão de conhecimento começaram a tocar-se, permitindo a todos os utilizadores, mesmo sem conhecimentos prévios de informática, a aceder facilmente à informação e aos conteúdos, assim como fazer a respectiva gestão, através de interfaces “userfriendly”.
As soluções de Gestão Documental podem ser usadas em muitas áreas funcionais de uma organização, tais como: nas áreas administrativa e financeira, no expediente geral e documentos financeiros, na área da Qualidade (normas, procedimentos, auditorias, etc.), na área da produção usada para desenho técnico, controlo de produção, etc. Em suma, a Gestão Documental pode ser usada em todas as áreas de uma organização.
A Gestão documental permite capturar, classificar e disponibilizar documentos críticos no âmbito dos processos de negócio em que as empresas participam, bem como gerir o ciclo de vida de um documento ao longo da sua existência; localizar e imediatamente disponibilizar um documento quando necessário; aumentar a qualidade da informação a disponibilizar aos Utilizadores; garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico, a operacionalidade da função de Arquivo, a escalabilidade da solução, mantendo níveis de fiabilidade e performance adequados, tendo em atenção os grandes volumes de informação a tratar e o acesso à informação em topologia “Web based”.
Algumas das vantagens da Gestão Documental são: a redução de custos, uma vez que, com a desmaterialização de um arquivo documental, que ocupe, pela sua importância, um espaço próximo das operações, obtêm-se poupanças decorrentes da rentabilização de tal espaço. O aumento de produtividade é também uma das vantagens da Gestão Documental, permitindo uma gestão ergonómica e facilitada da informação, que no suporte tradicional, representa uma grande quantidade de papel, traduzindo-se assim em ganhos significativos no tempo gasto a manipulá-la. Acresce-se, ainda, acesso imediato a um documento ou processo representando um aumento considerável na qualidade do trabalho e reduzindo, por conseguinte o risco do negócio, uma vez que optimiza os prazos de resposta, permitindo, pois, a redução do risco associado a determinados processos, bem como um maior rigor da gestão.
No entanto, existe um conjunto de competências críticas para a implementação com sucesso de soluções de Gestão Documental. São elas: o levantamento e definição de planos gerais de arquivo; definição de estratégias de abordagem à gestão documental; definição dos fluxos documentais, dos ciclos de vida de documentos e sua integração nos processos de negócio; implementação de soluções robustas reunindo equipas com uma forte competência tecnológica; integração de soluções de Gestão Documental em sistemas já existentes e serviços de desmaterialização de grandes volumes de arquivo já existentes.
Texto: Lina Cruz | E-mail: lina.cruz@peakit.pt | Fotos: DR
