Tutorial de utilização do Gestor Documental Alfresco

O Alfresco é a alternativa líder no mercado “open source” para soluções de gestão de conteúdos empresariais.

O modelo “open source” permite ao Alfresco utilizar as melhores tecnologias que existem para obter software de qualidade com um custo reduzido. Permite, ainda, realizar a gestão documental com “workflow” (controlo de fluxo), indicando quem tem permissões para aprovar certo documento.

O Alfresco destina-se a qualquer tipo de organização que tenha um fluxo de trabalho, ou que simplesmente necessite de armazenar os seus documentos e ficheiros, ficando estes acessíveis pela rede interna ou pela internet.

São de seguida, descritos casos práticos das suas funcionalidades.

Criar um Space

No Alfresco, para criar um novo Space, basta seleccionar a opção “ Criar” e, em seguida, “Criar Space”, como mostra a figura a seguir.


De seguida, basta preencher o formulário da figura seguinte, onde também, para além do nome, título e Descrição do Space, pode escolher o ícone de apresentação do mesmo.

Criar um Conteúdo

No Alfresco, para criar um novo Conteúdo, basta seleccionar a opção “ Criar” e, de seguida, “Criar Conteúdo”, tal como mostra a figura.


Segue-se o preenchimento de um formulário, figura seguinte, onde se digita o nome que o utilizador pretende, bem como o seu tipo e qual o seu conteúdo. Para continuar o processo de criação do Space, deve pressionar-se no “botão seguinte”.


O espaço, representado na figura seguinte é, destinado à introdução do “Conteúdo”, pode digitar o que é pretendido e pressionar no botão “seguinte”, para visualizar o resumo, tal como mostra a segunda figura.


Para terminar a criação do Space, basta fazer um clique no botão “Terminar” e, em seguida, “Ok”. Em qualquer situação, se pretender corrigir algum passo, basta pressionar no botão “Anterior”. caso pretenda sair sem guardar, deve ser usado o botão “Cancelar”.
Caso pretenda Adicionar Contéudo por Upload, basta seleccionar a opção “Adicionar Conteúdo”.
De seguida, basta pressionar no botão “Arquivo”, como mostra a figura e escolher o arquivo que quer colocar.


Para finalizar a inserção do conteúdo por Upload, é só pressionar no botão “Enviar”, e, de seguida, no botão “Ok”.

Criar uma Regra

Cada conteúdo pode ter uma regra associada. Para criar uma Regra, têm de ser seguidos alguns passos. Primeiro deve abrir o Space onde quer criar a regra, pressionar no Menu “Mais Acções” e, de seguida, seleccionar a opção “Gerir Regras de Conteúdo”, como pode ver na figura.

De seguida, basta pressionar no botão “Criar Regra” e aí deve seleccionar a opção pretendida, como mostra a figura.


A conclusão do processo depende da condição que é seleccionada, sendo esta de fácil percepção, uma vez que é só seleccionar opções e validar as mesmas.

Texto: Lina Cruz | E-mail: lina.cruz@peakit.pt | Fotos: DR

O que é a Gestão Documental?

A gestão documental assume, hoje, um papel de destaque. Na verdade, permitindo a classificação, guarda e pesquisa de documentos, esta reflecte-se na própria produtividade e eficiência das Empresas.

As tradicionais soluções de Gestão documental, já por si vantajosas e competitivas, ganharam uma nova dimensão com a webização geral dos sistemas de informação, sobretudo com a possibilidade de aceder a toda a informação através de um browser. Com efeito, com a tecnologia em rede, que permite o acesso descentralizado aos conteúdos, os conceitos de gestão documental e gestão de conhecimento começaram a tocar-se, permitindo a todos os utilizadores, mesmo sem conhecimentos prévios de informática, a aceder facilmente à informação e aos conteúdos, assim como fazer a respectiva gestão, através de interfaces “userfriendly”.
As soluções de Gestão Documental podem ser usadas em muitas áreas funcionais de uma organização, tais como: nas áreas administrativa e financeira, no expediente geral e documentos financeiros, na área da Qualidade (normas, procedimentos, auditorias, etc.), na área da produção usada para desenho técnico, controlo de produção, etc. Em suma, a Gestão Documental pode ser usada em todas as áreas de uma organização.


A Gestão documental permite capturar, classificar e disponibilizar documentos críticos no âmbito dos processos de negócio em que as empresas participam, bem como gerir o ciclo de vida de um documento ao longo da sua existência; localizar e imediatamente disponibilizar um documento quando necessário; aumentar a qualidade da informação a disponibilizar aos Utilizadores; garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico, a operacionalidade da função de Arquivo, a escalabilidade da solução, mantendo níveis de fiabilidade e performance adequados, tendo em atenção os grandes volumes de informação a tratar e o acesso à informação em topologia “Web based”.
Algumas das vantagens da Gestão Documental são: a redução de custos, uma vez que, com a desmaterialização de um arquivo documental, que ocupe, pela sua importância, um espaço próximo das operações, obtêm-se poupanças decorrentes da rentabilização de tal espaço. O aumento de produtividade é também uma das vantagens da Gestão Documental, permitindo uma gestão ergonómica e facilitada da informação, que no suporte tradicional, representa uma grande quantidade de papel, traduzindo-se assim em ganhos significativos no tempo gasto a manipulá-la. Acresce-se, ainda, acesso imediato a um documento ou processo representando um aumento considerável na qualidade do trabalho e reduzindo, por conseguinte o risco do negócio, uma vez que optimiza os prazos de resposta, permitindo, pois, a redução do risco associado a determinados processos, bem como um maior rigor da gestão.
No entanto, existe um conjunto de competências críticas para a implementação com sucesso de soluções de Gestão Documental. São elas: o levantamento e definição de planos gerais de arquivo; definição de estratégias de abordagem à gestão documental; definição dos fluxos documentais, dos ciclos de vida de documentos e sua integração nos processos de negócio; implementação de soluções robustas reunindo equipas com uma forte competência tecnológica; integração de soluções de Gestão Documental em sistemas já existentes e serviços de desmaterialização de grandes volumes de arquivo já existentes.

Texto: Lina Cruz | E-mail: lina.cruz@peakit.pt | Fotos: DR

Suplemento Tecnologias de informação - 9ª Edição

Na última edição abordamos a importância dos Workflows numa organização.

Conscientes desta realidade e dando resposta aos vários e-mails recebidos inquirindo sobre a sua aplicação prática, decidimos aprofundar mais este tema, indo ao encontro da esmagadora necessidade das empresas neste assunto. Deste modo, dedicamos esta edição aos Gestores Documentais, incidindo na parte dos Workflows, também conhecidos por fluxos de trabalho. Desta forma, após apresentar numa perspectiva generalista o que é um Gestor Documental, incidimos mais tecnicamente numa plataforma de Gestão Documental, nomeadamente o Alfresco, escolhido por ser uma poderosa solução “open source”, por possibilitar a utilização de workflows e a integração de rotinas automáticas, como por exemplo o envio de um e-mail para o responsável, sempre que alguém introduz um documento. Para além deste automatismo, é possível criar qualquer outro que seja necessário para a realidade de qualquer empresa.
Realçamos também o lançamento do novo sítio na Internet do Departamento Arquidiocesano de Catequese, visto estarmos no início do novo ano catequético e este ser um local por excelência para a troca e partilha entre todos os catequistas.
Quero ainda realçar que podem enviar os vossos websites, blogues, projectos web para que estes possam ser publicados no suplemento de TI.

Texto: Nelson Rodrigues | E-mail: nelson.rodrigues@peakit.pt | Fotos: DR

A Importância dos Workflows numa Organização

Os Workflows, ou também conhecidos por fluxos de trabalho, são uma ideia comum nas organizações. Trata-se de um simples processo, onde alguém inicia uma tarefa, componentes dessa tarefa são enviados para o respectivo pessoal responsável, e, quando os componentes da tarefa estão concluídos, quem iniciou a tarefa recebe uma notificação. A ideia é estabelecer um ciclo de comunicação automática de documentos, e assim, retirar a carga administrativa, necessária para a correcta execução das mais variadas tarefas.

As tarefas, bem como os workflows que estão envolvidos, são definidos por um grupo de regras de negócio ou pelo caminho que normalmente os intervenientes seguem para realizarem as tarefas. Estas regras são programadas no software para que, por exemplo, um documento oficial não possa ser entregue ao gestor sem que este tenha sido analisado pelo departamento legal.
Os workflows já são utilizados no sector privado há já algum tempo. No entanto, na educação é ainda uma ideia em emergência. A adopção e utilização de workflows permite a qualquer instituição, quer pública ou privada, poupar em tempo e gastos em papel, uma vez que o processo é todo ele digital, seguro e mais eficaz.
Imaginemos um possível workflow numa escola: um professor apanha um aluno com uma conduta errada e teve que o colocar fora da sala por questões disciplinares. Nesta situação, o professor precisa de preencher um formulário em papel, e entregá-lo ao Director de Turma. Este, por sua vez, irá analisar a situação, podendo ou não, enviar a situação para o Conselho Executivo da escola, ou aplicar a sanção ao aluno. A sanção aplicada ao aluno seria, assim, adicionada ao formulário que havia sido inicialmente preenchido pelo Director de Turma e entregue, numa fase seguinte, à secretaria. De seguida, esta irá preencher um documento formal e adicionar os registos de disciplina à informação do aluno existente no sistema. Finalmente, a mesma secretaria iria alterar os registos do alunos que foram suspensos como resultado de acções disciplinares.
Em suma, o workflow, permite aos professores introduzir uma referência a uma conduta on-line. Desta forma, o director de turma recebe uma notificação automática no seu e-mail e, acedendo à página Internet da escola pode atribuir a sanção disciplinar ou encaminhar a resolução para o Conselho Executivo. Ao atribuir a sanção é gerada uma acção automática, criando um registo de conduta e, podendo inclusive, actualizar os registos do aluno no sistema existente na escola.
Acredito que a introdução de sistemas deste género nas escolas e em qualquer instituição permitirá incrementar em muito o seu funcionamento, bem como optimizar os seus processos.

Texto: Nelson Rodrigues | E-mail: nelson.rodrigues@peakit.pt | Fotos: DR